Перед началом
- Архив
Запишите название архива, где хранится документ. Шифр всегда начинается с сокращённого названия архива: номера фондов в разных архивах повторяются.
- Создатель документов
Определите, кто вёл документ: церковь, консистория, волостное правление, завод. По создателю документов выбирают фонд.
- Годы
Запишите год события или диапазон лет. Его сравнивают с крайними датами дела в описи.
- Ссылка, если она есть
Перепишите найденную ссылку целиком, со всеми буквами и сокращениями: «Р», «а», «об.». Их потеря меняет адрес документа.
Порядок действий
- 01
Найдите фонд
По путеводителю или списку фондов архива найдите фонд учреждения, которое вело документ. Для метрических книг это может быть фонд духовной консистории. Результат шага — номер и название фонда.
- 02
Выберите опись
На странице фонда посмотрите список описей с годами и числом дел. Выберите опись, годы которой захватывают ваше событие. Результат — номер описи.
- 03
Найдите строку дела
В описи найдите дело по заголовку и крайним датам, выпишите количество листов. Результат — номер дела и объём.
- 04
Уточните листы
По указателю или справочнику к фонду найдите листы, на которых стоит нужная книга или запись. Отмечайте оборот как «об.». Результат — номера листов.
- 05
Запишите шифр
Соберите ссылку: архив, фонд, опись, дело, листы — например, «БУ ИсА. Ф. 16. Оп. 13. Д. 36. Л. 1–23 об.». Результат — шифр для запроса, заказа дела и проверки вывода.
Куда обращаться
Фонд, опись, дело и лист
Термин | Что это |
|---|---|
Фонд | Документы одного фондообразователя: учреждения, организации или человека. В законе об архивном деле это «совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой». Например, фонд духовной консистории |
Опись | Список дел фонда с номерами. У фонда бывает несколько описей: у фонда 16 Исторического архива Омской области их 12 |
Дело | Единица хранения: книга, папка или один документ. Номер дела записан в описи |
Лист | Номер ставят один раз, в правом верхнем углу листа. Поэтому в деле из 25 листов до 50 страниц текста |
Оборот | Обратная сторона листа. В ссылке её обозначают «об.»: «л. 23 об.» |
Архивный шифр | Название архива и номера фонда, описи и дела. К нему добавляют номер листа |
Термины взяты из Правил, утверждённых приказом Росархива от 2 марта 2020 года № 24. Они действуют для государственных и муниципальных архивов. По этим Правилам дело — единица хранения документов на бумаге, а шифр включает «официальное сокращенное наименование архива» и номера фонда, описи и единицы хранения. Как нумеруют листы, сказано в Правилах для организаций, утверждённых приказом Росархива от 31 июля 2023 года № 77: номера ставят арабскими цифрами в правом верхнем углу, все листы дела — подряд.
Номера уникальны только на своём уровне. Двух фондов с одним номером нет в пределах архива, двух описей — в пределах фонда, двух дел — в пределах описи. Поэтому «дело 36» без номера описи и фонда ничего не значит.
Что показывает строка описи
По Правилам 2020 года каждая строка описи — описательная статья. В ней указывают:
- номер дела по описи;
- заголовок: что за документы, чьи, о чём;
- крайние даты — год самого раннего и самого позднего документа;
- количество листов;
- примечания: например, отметку «ОЦ» для особо ценного дела или о том, что с дела сделана копия.
По крайним датам видно, есть ли в деле нужный год. Количество листов подсказывает, сколько времени уйдёт на просмотр дела.
Опись и путеводитель по фондам Правила относят к обязательным справочникам государственного архива. Указатели, обзоры и базы данных — к вспомогательным, их архив составляет по своему выбору. Сведения о составе справочников архив размещает в читальном зале и в интернете.
Как читается архивный шифр
Шифр читают слева направо, от архива к листу: «БУ ИсА. Ф. 16. Оп. 13. Д. 36. Л. 1–23 об.». Это Исторический архив Омской области, фонд 16, опись 13, дело 36, листы с 1-го по оборот 23-го.
- Ф. Р-164. Индекс «Р» Правила разрешают у фондов за 1917–1991 годы. Фонды до 1917 года архив нумерует отдельно, поэтому «Ф. 164» и «Ф. Р-164» могут быть двумя разными фондами.
- Ф. П-1. Индекс «П» бывает у фондов, поступивших из архивов КПСС.
- Д. 238 а, л. 68 а. Буква после номера — литерный номер. Литерные номера листов Правила 2023 года допускают при ошибке в нумерации, когда дело не перенумеровывают.
- Л. 1–23 об. Запись начинается на 1-м листе и заканчивается на обороте 23-го.
Архивная справка и архивная выписка, по Правилам 2020 года, указывают архивные шифры и номера листов тех дел, по которым они составлены. Сохраните этот шифр: по нему можно заказать копию и проверить вывод.
Пример: книга 1886 года из Тары
Пример из каталога и справочника Исторического архива Омской области. Ищем метрическую книгу Богородице-Казанской церкви города Тары за 1886 год.
Шаг | Что нашли |
|---|---|
Архив | БУ «Исторический архив Омской области», сокращённо — БУ ИсА |
Фонд | Ф. 16 «Омская духовная консистория», 1722–1936 годы; в каталоге у фонда 12 описей |
Опись | Оп. 13 — опись дел постоянного хранения, 1848–1908 годы, 75 дел |
Строка описи | Д. 36 «Метрическая книга актовых записей Богородице-Казанской церкви г. Тары», 1886 год, 25 листов |
Листы | Справочник «Метрические книги», часть 1 (2016): за 1886 год — д. 36, л. 1–23 об. |
Ещё одно дело | Оп. 6, д. 141 — книги церквей Тары и Тарского уезда за 1886 год, 678 листов; Казанская церковь — л. 201–248 |
Шифр | БУ ИсА. Ф. 16. Оп. 13. Д. 36. Л. 1–23 об. |
Книги одной церкви за один год лежат в двух описях одного фонда, у дел разные номера. Если записать только «ф. 16, д. 36», архив не поймёт, какое дело нужно. Опись считает все листы дела — 25. Справочник называет листы, на которых стоит сама книга: с 1-го по оборот 23-го. Сокращение «об. — оборот» есть в списке сокращений справочника. Если запись в одном деле плохо читается, проверьте и второе: в деле 141 описи 6 книги Казанской церкви за тот же год занимают листы 201–248.
Что делать дальше
- Найдите на сайте архива путеводитель по фондам или список фондов. По создателю документов определите фонд: для метрических книг это может быть фонд духовной консистории, как в Омске.
- Откройте описи фонда. Выберите дело по заголовку и крайним датам, выпишите количество листов.
- Если у архива есть указатель или справочник к фонду, уточните по нему номера листов.
- Запишите шифр полностью: архив, фонд, опись, дело, листы. Укажите его в запросе или в заказе дела в читальный зал.
Как составить письмо, разобрано в инструкции по первому запросу в архив. Если шифр уже есть в справке или книге, разберите его по материалу о чтении архивной ссылки.
Найти дело по шифру
Частые ошибки
- Записывать «ф. 16, д. 36» без описи. Номер дела уникален только в пределах описи: в фонде 16 Исторического архива Омской области книги 1886 года есть и в описи 6, и в описи 13.
- Считать листы страницами. Лист нумеруют один раз, на лицевой стороне; запись на обороте 23-го листа — это «л. 23 об.», и номер «л. 24» к ней не относится.
- Отбрасывать «Р» или «П» у номера фонда. Фонды до 1917 года нумеруют отдельно, поэтому «Ф. 164» и «Ф. Р-164» в одном архиве могут быть разными фондами.
- Округлять литерные номера: «д. 238 а» или «л. 68 а» — отдельные дело и лист. Без буквы ссылка ведёт к другому делу или листу.
Когда нужна помощь
Помощь нужна, когда у фонда нет ни опубликованной описи, ни указателя; когда в ссылке из книги или письма нет описи или названия архива; когда дело большое и нужную запись надо искать по сотням листов.
Как проверить вывод
Сверить годы
Сравните год события с крайними датами дела в описи. Если год за пределами дат, ищите другое дело или другую опись.
Сверить листы
Проверьте, что номера листов не больше числа листов в описи. Если листы больше, проверьте номер дела и описи.
Второй источник
Сверьте шифр по второму справочнику: опись и указатель к фонду, опись и архивную справку. Совпадение номеров подтверждает ссылку.