Как подписывать файлы, чтобы через год все было понятно

1. Выберите базовую формулу. Например: YYYY-MM-DD_place_person_document_sourceID.ext. Если точная дата неизвестна, используйте YYYY, YYYY-00-00 или circa-YYYY, но запишите правило. Не выдавайте приблизительную дату за точную.

2. Начинайте с даты документа, а не даты скана. Если это свидетельство 1956 года, имя должно отражать 1956 год. Дату сканирования можно добавить в метаданные или инвентарь. Исключение — когда дата документа неизвестна; тогда временно используйте дату создания копии и статус undated.

3. Указывайте главного связанного человека или семью. Например: 1938-06-12_kyiv_ivanova-anna_birth-certificate_HOME-001.jpg. Если документ относится к семье, используйте двух супругов или семейный ID: 1940_family-petrov-ivanov_marriage-record_ARCH-014.jpg.

4. Пишите тип источника. Используйте понятные поисковые термины в имени файла: свидетельство о рождении (birth-certificate), запись о браке (marriage-record), фото (photo), письмо (letter), военный билет (military-card), архивная выписка (archive-extract), заметка интервью (interview-note). Тип помогает быстро отфильтровать материалы. Не называйте все просто документом (document).

5. Добавляйте источник или ID. Если файл из домашнего архива, используйте HOME-001; если из архива — ARCH-023; если из базы в интернете — ONLINE-010. Полная ссылка живет в инвентаре, но ID в имени связывает файл с описанием.

6. Фиксируйте стороны и страницы. Для двусторонних документов используйте front, back; для многостраничных — p01, p02. Например: 1924_petrov-sergey_military-card_HOME-017_p02.jpg. Не храните оборот как scan2.

7. Отмечайте версии. Исходник: master. Обрезанная копия: edited. Расшифровка: transcript. Публикационная копия с закрытыми личными данными: redacted. Это особенно важно для документов живых или недавно умерших людей.

8. Не вкладывайте в имя все содержание. Имя файла должно быть коротким и стабильным. Подробности — в инвентаре: кто упомянут, какие факты подтверждены, какие есть сомнения. Слишком длинные имена неудобны и ломаются при переносе.

9. Создайте список допустимых слов. Решите, как писать города, типы документов, фамилии до и после брака. Если фамилия имеет варианты, в имени используйте основную рабочую форму, а варианты запишите в карточке человека и инвентаре.

10. Переименовывайте партиями. После каждой партии проверьте, что ссылки в заметках, таблицах и дереве обновлены. Если используете программу, сначала узнайте, как она реагирует на переименование внешних файлов.

Примеры хороших и слабых имен

Слабое имя: бабушка_документ.jpg. Оно не говорит, какая бабушка, какой документ, какого года и откуда файл. Лучше: 1954-03-18_perm_smirnova-nina_marriage-certificate_HOME-004_front.jpg. Даже если формат кажется длинным, он сразу сообщает дату, место, человека, тип документа, источник и сторону. Подробности все равно должны быть в инвентаре, но файл уже не потеряется среди похожих.

Если дата неизвестна, не придумывайте ее ради порядка. Используйте честный вариант: undated_minsk_unknown-woman_photo_HOME-021_front.jpg или circa-1940_minsk_ivanov-family_photo_HOME-022.jpg. Слово circa или undated защищает от ложной точности. Если позже дата уточнится, файл можно переименовать, но в инвентаре стоит сохранить историю изменения.

Для архивных снимков имя должно помогать восстановить порядок дела. Например: 1912_tula_birth-register_ARCH-033_f012v.jpg, где f012v означает оборот листа 12, если вы используете такую систему. Если архивная ссылка сложная, не пытайтесь всю ее вставить в имя файла. Дайте короткий ARCH-033, а полную ссылку храните в таблице источников.

Для документов с живыми людьми не включайте в имя лишние чувствительные сведения. Не нужно писать паспортные номера, адреса, медицинские подробности. Если файл должен быть закрыт, добавьте нейтральную пометку вроде private и храните его в ограниченной папке. Имя файла часто видно в списке, в облаке, в резервной копии или при пересылке, поэтому оно тоже относится к защите личных данных.

Единообразие важнее идеальности. Если вы выбрали транслитерацию фамилий, используйте ее везде и храните оригинальное написание в карточке человека. Если работаете на русском, проверьте, что ваши программы, облако и резервное копирование нормально сохраняют такие имена. Не меняйте правило каждую неделю: хаос от смены системы хуже, чем небольшое несовершенство выбранного формата.

Как менять старую систему без потерь

Если архив уже накоплен, начните не с переименования, а с карты соответствий. Создайте таблицу: старое имя, новое имя, дата переименования, причина, ссылка на источник или инвентарный ID. Это кажется лишним, пока файлов мало, но при сотнях сканов карта спасает старые заметки и ссылки. Если в старом журнале написано IMG_4821, вы сможете понять, что теперь это 1946_kazan_petrov-family_photo_HOME-033_front.jpg.

Переименовывайте по партиям одного типа. Сначала фотографии одного альбома, затем свидетельства, затем архивные выписки. После каждой партии проверьте, не потерялись ли связи с заметками, программой дерева и резервной копией. Если используете облачное хранилище, дождитесь синхронизации и убедитесь, что новые имена видны на другом устройстве.

Не уничтожайте исходный порядок полностью. Иногда старые имена камеры или порядок сканирования показывают, как страницы лежали в деле или альбоме. Если этот порядок важен, сохраните его в поле original_filename или original_order. Новое имя должно помогать исследованию, но не стирать контекст получения файла.

После переименования сделайте выборочную проверку. Откройте десять случайных файлов и попробуйте без старых заметок понять, что это, к кому относится и где искать полное описание. Затем откройте инвентарь и убедитесь, что ID совпадает. Если приходится гадать, правило именования слишком бедное или применяется неравномерно. Исправьте формат на малой партии, пока ошибка не распространилась на весь архив.

Не забывайте о папках. Даже хорошее имя файла работает лучше в понятном окружении. Папка photos/album-home-archive-01 или archive-notes/tula-archive дает дополнительный контекст, но не должна быть единственным местом, где он хранится. Если файл случайно переместят, его имя и ID все равно должны вести к инвентарю.

Для временных файлов используйте отдельную метку, например to-review или unprocessed. Не оставляйте такие файлы в основной папке без срока. Раз в месяц просматривайте их и решайте: переименовать, связать с источником, оставить как неопознанное или удалить копию, если есть лучший мастер-файл.