Перед началом
- Кому принадлежат бумаги
По закону 125-ФЗ документы, которые создали граждане или законно приобрели, — их частная собственность. Решать, кому их передать, будет собственник; если наследников несколько, договоритесь заранее.
- Нет ли договора с архивом
Проверьте бумаги владельца. Если его документы уже включены в Архивный фонд по договору, новый собственник должен уведомить архив в течение 30 дней.
- Кто будет хранителем
Выберите человека, который примет коробки и опись, и запасного хранителя. Без описи новый хранитель не поймёт, что у него есть и откуда.
- Что нужно закрыть
Отметьте письма, дневники, медицинские сведения и данные живых людей. От этого зависят правила доступа в семье и условия договора, если документы уйдут в архив.
Порядок действий
- 01
Составьте опись
Дайте номер каждой коробке и каждому предмету. Запишите вид документа, чей он, годы, количество и состояние. Результат — список, по которому любой член семьи найдёт нужный лист.
- 02
Разложите по группам
Отделите документы к биографии от писем, письма самого человека — от писем к нему, документы родственников — по степени родства. Конверты оставьте при письмах. Результат — папки по людям и видам документов.
- 03
Переупакуйте оригиналы
Снимите ржавые скрепки и резинки, разложите листы без сгибов в коробки по размеру. Поставьте коробки на полку вдали от труб и окон. Результат — оригиналы в прохладном сухом месте.
- 04
Решите, что предложить архиву
Отберите документы, интересные не только семье: о работе, войне, событиях в городе или селе. Сделайте копии всего, что отдаёте. Результат — два списка: что остаётся у хранителя и что вы предложите архиву.
- 05
Передайте с описью
Хранителю в семье передайте коробки вместе с описью под подпись. В архив подайте заявление; приём оформят распиской или актом, затем договором. Результат — подписанный документ о передаче.
Куда обращаться
Как описать домашний архив
Опись — это список всего, что лежит в коробках, с номерами. Она нужна и наследнику, и архиву: в заявлении о передаче личного архива методические рекомендации ВНИИДАД советуют указать виды документов, их тематику, примерные годы и количество. Дайте номер каждой коробке и каждому предмету в ней.
Графа | Что записать |
|---|---|
Номер | Номер коробки и предмета: «3-12» — коробка 3, предмет 12 |
Что это | Вид документа: свидетельство, письмо, фотография, трудовая книжка, дневник |
Чей | Чей документ и кем человек приходится семье |
Годы | Дата документа или крайние даты, если это пачка писем |
Количество | Число документов или листов |
Состояние | Разрывы, пятна, ржавые скрепки, выцветший текст |
Откуда | От кого и когда предмет попал в семью |
Раскладывайте бумаги так, как это делают архивисты, когда формируют личные фонды. В памятке Госархива в г. Ирбите документы к биографии — свидетельства, паспорта, документы об образовании, трудовые книжки — лежат отдельно от переписки. Документы родственников группируют по степени родства. Письма делят на два раздела: письма самого человека и письма к нему. Внутри — по корреспондентам и по годам, письма без даты — после датированных. Конверт держат вместе с письмом, приложения от документа не отделяют; штемпели и марки на конверте архивисты отмечают при описании. Порядок, который сложился у владельца, памятка советует сохранять.
Как хранить оригиналы дома
Национальный архив США публикует отдельные рекомендации для семейных бумаг и фотографий. Главное из них:
- температура ниже 75 °F, это около 24 °C: чем прохладнее, тем медленнее стареют бумага и снимки;
- относительная влажность ниже 65 %, чтобы не появилась плесень; при влажности ниже 15 % бумага становится ломкой;
- коробки не держат в сыром подвале, гараже и на жарком чердаке, рядом с трубами и окнами; их ставят на полку и подальше от еды;
- коробки и папки подбирают по размеру документов, чтобы листы лежали ровно и без сгибов; картон — без лигнина и кислоты;
- скрепки и скобы (кроме нержавеющих), резинки, скотч, клей, «магнитные» альбомы с липкими листами и пластик ПВХ портят документы — их убирают;
- фотографии и негативы берут в перчатках, бумагу — чистыми руками без крема.
Памятка Госархива в г. Ирбите для дел личных фондов тоже требует снимать с документов металлические скрепки и скобы.
Когда передать бумаги в архив
По закону «Об архивном деле» (125-ФЗ, в редакции от 13 декабря 2024 года) документы, которые создали граждане или законно приобрели, — их частная собственность (ст. 9). Семья может хранить их сама. Если бумаги интересны не только семье, их можно предложить государственному или муниципальному архиву. Из документов одного человека, семьи или рода архив образует личный фонд.
- Частные документы поступают в архив по договору с собственником (ст. 21, ч. 3).
- Что войдёт в Архивный фонд, решает экспертиза ценности. Архив проводит её вместе с собственником (ст. 6, ч. 5 и 7).
- По методическим рекомендациям ВНИИДАД 2021 года документы граждан принимают по договору дарения или купли-продажи с актом приёма-передачи, в порядке наследования или по решению суда. С гражданами чаще всего заключают договор дарения.
- Документы, переданные по дарению или купле-продаже и поставленные на учёт, фондосдатчику не возвращают. То, что архив не отобрал, возвращают по расписке или акту.
- Доступ можно ограничить. Сведения о личной и семейной тайне закрыты 75 лет со дня создания документа; раньше их открывают с письменного разрешения самого человека, после его смерти — наследников (ст. 25). Условия доступа рекомендуется записать в договор.
Пример: порядок приёма в РГАЭ
Российский государственный архив экономики опубликовал порядок приёма документов личного происхождения. Это федеральный архив: он собирает личные фонды видных деятелей экономики.
Шаг | Что нашли |
|---|---|
Профиль | Физические лица с выдающимися достижениями в экономической науке или практической работе в экономике |
Основание | Договор дарения, завещание, договор купли-продажи или решение суда |
Договор | Договор дарения документов в собственность государства — между собственником или владельцем личного архива и РГАЭ |
Условия | Определяют вместе специалисты архива и фондообразователи; дарение возможно без ограничений использования или с ограничениями по желанию дарителя |
Решение | Экспертно-проверочная комиссия РГАЭ по итогам экспертизы ценности документов |
Оформление | Приём документов оформляют актом |
Для государственных и муниципальных архивов такую же схему подробно описывают методические рекомендации ВНИИДАД. Гражданин пишет заявление, комиссия архива решает, стоит ли работать с его документами. На время изучения бумаги принимают по расписке или акту, права собственности при этом не переходят. Затем составляют сдаточную опись: группы документов, число дел и документов, примерные годы. Если опись составил сам гражданин, сотрудник архива сверяет её с документами. После решения комиссии заключают договор и подписывают акт.
Что делать дальше
Если архив остаётся в семье, передайте хранителю коробки вместе с описью. Пусть он поставит на описи дату и подпись, копию оставьте себе.
Если хотите предложить документы архиву, выберите его по профилю. Начните с государственного архива региона или муниципального архива, где жил человек, и уточните, какие личные фонды они собирают. Федеральный архив подходит, если человек работал в его области, как в примере с РГАЭ. Напишите в отдел комплектования. Методические рекомендации ВНИИДАД советуют указать в заявлении:
- чьи это документы и кем был этот человек;
- основные виды документов и их тематику;
- примерные годы;
- количество — в документах, папках или коробках;
- на каком основании документы у вас: созданы вами, получены по наследству;
- передавались ли части архива в другие архивы, музеи или библиотеки.
В письме спросите, как оформить ограничение доступа и что архив сделает с документами, которые не отберёт. Перед передачей сделайте цифровые копии всего, что отдаёте. Составить письмо поможет инструкция по первому запросу в архив. Когда архив сообщит номер фонда, запишите его в семейную опись; как устроен такой шифр — в материале о чтении архивной ссылки.
Подготовить семейный архив к передаче
Частые ошибки
- Держать коробки в подвале, гараже или на чердаке. Национальный архив США прямо советует убирать оттуда семейные бумаги: сырость даёт плесень, жара ускоряет старение.
- Выбрасывать конверты и отделять приложения. Архивисты держат конверт вместе с письмом и отмечают при описании штемпели и марки на нём.
- Передать оригиналы в архив, не сделав копий. Документы, переданные по договору дарения и поставленные на учёт, фондосдатчику не возвращают.
- Нести документы в архив, не сверив профиль. РГАЭ, например, собирает личные фонды видных деятелей экономики. Профиль архива уточняют до заявления.
Когда нужна помощь
Помощь нужна, если наследников несколько и они не согласны, если документы уже включены в Архивный фонд по договору или если среди бумаг есть рукописи, на которые действуют авторские права. Тогда условия обсуждают с отделом комплектования архива, а договор — с юристом.
Как проверить вывод
Сверить опись с коробками
Пройдите по описи и найдите каждый номер в коробках. Всё, чего нет в описи, допишите до передачи.
Прочитать договор
Перед подписанием проверьте в договоре вид сделки, ограничения доступа и судьбу документов, которые архив не отобрал.
Записать шифр
После приёма запишите название архива и номер фонда в семейную опись. По ним родственники потом закажут копии.