Что известно
Имя файла должно помогать вернуть файл к оригиналу, а не просто быть удобным. Хорошая подпись отвечает на три вопроса: что это, к кому относится и откуда взялось.
Для семейных сканов полезно держать рядом две формы: рабочее имя файла и краткую карточку с контекстом. Тогда поиск не зависит от памяти.
Перед началом
- Выберите шаблон имени файла и не меняйте его по ходу проекта.
- Решите, какие поля попадут в метаданные: дата, место, человек, тип предмета, источник.
- Подготовьте список сокращений, если в архиве много повторяющихся фамилий или мест.
- Сразу договоритесь, где будут храниться рабочие и финальные копии.
Порядок действий
- Дайте файлу имя по правилу: дата или период, человек, тип предмета, идентификатор.
- Добавьте к файлу карточку или заметку с происхождением и примечаниями.
- Если предмет многостраничный, связывайте страницы общим номером.
- Не сокращайте имя до аббревиатуры, если она потом не читается без контекста.
- Проверьте, можно ли по названию восстановить оригинал без открытия файла.
Пример
| Файл | Что пишем в карточке | Почему |
|---|---|---|
1938_Ivanov_pismo_01.jpg | отправитель, получатель, конверт | понять маршрут письма |
1946_Orlov_svidetelstvo_rozhdenie.pdf | оригинал/копия, номер, орган | не перепутать версии |
photo_unknown_back_scan.tif | место хранения, оборот, кандидаты | сохранить рабочую гипотезу |
Типичные ошибки
- Использовать имя вроде
scan1без привязки к человеку или событию. - Менять схему именования после десятков файлов.
- Хранить метаданные только в голове.
- Смешивать рабочие и финальные версии в одной папке.
- Убирать из имени дату, если по ней потом строится поиск.
Когда нужна помощь
Помощь архивиста, генеалогического редактора или профильного специалиста уместна, если по теме «Как подписывать сканы семейных документов» уже накоплены противоречивые документы, неясны старые административные границы, нужен официальный запрос, есть ограничения доступа или результат планируется использовать для суда, наследства, гражданства, репатриации либо другой юридически значимой процедуры.
Обращение за помощью не должно подменять источники. Специалист должен показать, какие документы проверены, какие версии отвергнуты и почему вывод остается фактом, гипотезой или требует дополнительной проверки.
Что делать дальше
- Как оцифровать семейный архив - если нужно выстроить весь процесс сканирования.
- Как сделать инвентаризацию семейного архива - если файлы уже есть и нужно описать состав.
- Как хранить семейные документы без потери контекста - если файл должен вести к оригиналу, а не жить отдельно.