Что известно
- Отказ бывает процедурным, поисковым или связанным с доступом.
- Правильный следующий шаг зависит от того, почему именно ответ был отрицательным.
Перед началом
- Сохраните отказ, дату и формулировку ответа.
- Разделите процедурную проблему и проблему поиска.
- Подготовьте альтернативный архив, период или тип документа.
Порядок действий
- Определите, было ли это отсутствие, отказ, ограничение доступа или неполный поиск.
- Проверьте, хватает ли данных для повторного запроса.
- Смените архив, если на это указывает создатель записи.
- Если нужно, уточните вопрос и отправьте новый запрос.
- Запишите, почему выбран именно этот следующий шаг.
Пример
| Что за ответ | Что записать | Следующее действие |
|---|---|---|
| Ограничение доступа | Достаточность данных, охват фонда и адрес перенаправления | Чтобы выбрать повторный запрос, другой архив или другой тип записи |
| Нет сведений | Хватило ли данных | Уточнить вопрос |
| Отказ | Причину и формулировку | Идти к альтернативному архиву |
Типичные ошибки
- Отправлять тот же запрос без изменений.
- Не сохранять формулировку отказа.
- Смешивать отказ доступа и отсутствие сведений.
- Не проверять альтернативный архив.
Когда нужна помощь
Если отказ связан с личными данными или доступом, отделите это от самого поиска и проверьте альтернативные каналы.
Обращение за помощью не должно подменять источники. Специалист должен показать, какие документы проверены, какие версии отвергнуты и почему вывод остается фактом, гипотезой или требует дополнительной проверки.
Что делать дальше
- Почему архив может не найти документ - Понять причину отказа
- Как написать первый запрос в архив - Подготовить новый запрос
- Как вести журнал доказательств по архивным находкам - Сохранить след отказа