Перед началом
- Планшетный сканер
Лист и фото должны целиком помещаться на стекле, иначе крышка сомнёт края. Сканер с автоподачей не подходит для хрупкой, мятой и ценной бумаги: её может зажать и порвать. Книги снимают камерой на репродукционной стойке.
- Шифр каждого предмета
До сканирования пронумеруйте коробки, папки и предметы, сохраняя исходный порядок. Этот шифр войдёт в имя файла. Номер пишите простым карандашом на папке или конверте: ручки и маркеры рядом с оригиналами не держат.
- Чистый стол
Работайте на чистом просторном столе без еды и напитков. Вымойте и высушите руки, фотографии берите в перчатках. Так готовят рабочее место в Библиотеке Конгресса.
- Таблица описания
Заведите таблицу: имя файла, кто, что, где и когда, где лежит оригинал, дата сканирования и разрешение. Национальный архив США советует описывать каждый файл по этим четырём вопросам.
Порядок действий
- 01
Разберите и пронумеруйте
Разложите предметы по коробкам и папкам, не меняя исходного порядка. Письмо держите вместе с конвертом и вложениями. Результат шага — у каждого предмета есть шифр: коробка, папка, номер.
- 02
Выберите параметры
По таблице разрешений найдите строку для каждого оригинала: лист текста, фото нужного размера, страница альбома, негатив. Режим — цветной, не меньше 24 бит. Результат — настройки сканера для каждой группы предметов.
- 03
Отсканируйте все стороны
Сканируйте лицевую сторону и оборот, если на нём есть надписи. Конверт — с двух сторон, потом содержимое, потом оборот с открытым клапаном. Результат — мастер-копии в TIFF без сжатия, по файлу на каждое изображение.
- 04
Сделайте рабочие копии
Скопируйте мастер-копию и из копии сделайте JPEG до 300 dpi для просмотра; многостраничное письмо соберите в PDF/A на 150–200 dpi. Результат — файлы, которые можно отправить родственникам или приложить к запросу.
- 05
Опишите и разложите копии
Заполните таблицу описания и сохраните архив в трёх копиях на двух видах носителей, одну — вне дома. Раз в год проверяйте, открываются ли файлы. Результат — архив с запасной копией на случай поломки диска.
Какое разрешение выбрать
Оригинал | Мастер-копия |
|---|---|
Лист текста А4 и больше | Не меньше 300 dpi |
Особо ценный документ | Не меньше 600 dpi |
Фото 3 × 4 см | От 600 до 3200 dpi |
Фото 5 × 6 см | От 600 до 2400 dpi |
Фото 10 × 12 см | От 600 до 1200 dpi |
Фото крупнее, до А4 | Не меньше 600 dpi |
Фото А3 и больше | Не меньше 400 dpi |
Страница альбома | Меньше А4 — не меньше 600 dpi; А3 и больше — не меньше 300 dpi |
Стеклянный негатив 9 × 12 см | От 1200 до 2400 dpi |
Плёнка 35 мм, кадр 24 × 36 мм | От 3600 до 5000 dpi |
Таблица собрана по методическим рекомендациям ВНИИДАД «Электронный фонд пользования: создание, хранение, учёт и использование» 2023 года: пункт 3.4.8 и таблицы 2–5. Это рекомендации для государственных архивов, и для домашнего архива они задают понятную планку качества.
Сканируйте в цвете: рекомендации требуют режим True Color, не меньше 24 бит. Если текст написан карандашом или выцвел, сделайте два варианта одного листа: цветной и в оттенках серого. Для угасающего текста и мелких деталей параметры подбирают отдельно, иногда в макрорежиме.
Американские рекомендации FADGI 2023 года дают близкие цифры. Для фотоотпечатков на высшем уровне качества — не меньше 594 ppi, то есть 600 ppi с допуском 1%. Для рукописей — не меньше 396 ppi.
Форматы и хранение копий
Копия | Формат и параметры |
|---|---|
Мастер-копия | TIFF без сжатия, режим RGB, отдельный файл на каждое изображение. JPEG без потерь (Lossless) — только если TIFF хранить негде. Фото, листы меньше А4 и особо ценные документы — только TIFF без сжатия |
Для просмотра | JPEG с разрешением не больше 300 dpi |
Многостраничный документ | PDF/A с разрешением 150–200 dpi, по возможности с распознанным текстом |
Для сайта и переписки | JPEG 72 dpi, файл до 200 Кбайт |
Мастер-копия — исходный файл. По рекомендациям ВНИИДАД рабочую копию получают копированием мастер-копии, а файлы для просмотра и отправки делают уже из рабочей. PDF/A — версия PDF для долгого хранения по международному стандарту ISO 19005.
Национальный архив США советует хранить файлы по правилу 3-2-1: три копии, два разных вида носителей, одна копия в другом месте. ВНИИДАД рекомендует держать два экземпляра мастер-копий раздельно: если один повреждён, его восстанавливают из второго. Библиотека Конгресса советует раз в год проверять, открываются ли файлы, и переписывать их на новые носители раз в пять лет или раньше, если это нужно, чтобы не потерять данные.
Имена файлов и описание
В архиве имя файла повторяет шифр документа. По рекомендациям ВНИИДАД в имя входят архив, фонд, опись, дело и лист, затем сторона листа: 1 — лицевая, 2 — оборот. Если вариантов скана несколько, добавляют номер варианта: V1, V2. Номера листов дополняют нулями — 001, — чтобы файлы шли по порядку. Элементы разделяют подчёркиванием, русские буквы передают латиницей по ГОСТ 7.79–2000. Пример из рекомендаций: GARF_R-45_2а_3_45ob-46-V2 — разворот листов 45 об. и 46, второй вариант скана.
Для семьи вместо фонда и дела подойдут коробка, папка и номер предмета: k01_p02_003_1.tif — лицевая сторона, k01_p02_003_2.tif — оборот. Национальный архив США советует брать только латинские буквы и цифры, без пробелов и знаков препинания; вместо пробела — дефис или подчёркивание.
Рядом с файлами ведите таблицу описания. Для каждого файла запишите кто, что, где и когда — эти четыре вопроса Национальный архив США называет основой описания. Добавьте, где лежит оригинал, дату сканирования, разрешение и формат: такие сведения о создании копии рекомендации ВНИИДАД тоже включают в описание копии. Подробнее об именах — в материале как подписывать сканы семейных документов.
Пример: фотография и письмо по таблицам ВНИИДАД
В семейной папке лежат фотоотпечаток 9 × 12 см с надписью на обороте и письмо на двух листах А4 в конверте. Применим к ним рекомендации ВНИИДАД 2023 года.
Шаг | Что нашли |
|---|---|
Фото 9 × 12 см | Таблица 4 «Фотобумага», графа 10 × 12 см: от 600 до 1200 dpi. Цвет 24 бит, TIFF без сжатия: снимок меньше А4 |
Оборот фото | На обороте надпись, поэтому сканируем и его. Файлы k01_p02_003_1.tif и k01_p02_003_2.tif |
Письмо А4 | Пункт 3.4.8: не меньше 300 dpi; если семья считает письмо особо ценным — 600 dpi. Если текст карандашом — второй файл в оттенках серого |
Конверт | Пункт 3.4.8: обе стороны конверта, затем содержимое, затем оборот с открытым клапаном. Для конверта вместо номера листа — индекс КТ |
Имена письма | k01_p02_004_001_1.tif, k01_p02_004_001_2.tif, k01_p02_004_KT_1.tif, k01_p02_004_KT_2.tif и k01_p02_004_KT_2-V2.tif — оборот с открытым клапаном |
Рабочие копии | Фото — JPEG до 300 dpi; письмо с конвертом — один PDF/A на 150–200 dpi |
В итоге у фото два мастер-файла, у письма — по файлу на каждую исписанную сторону и три файла конверта. Все они в TIFF и лежат в папке k01_p02. Для родственников достаточно двух рабочих файлов: JPEG фотографии и PDF письма. Индекс КТ для конверта и вариант V2 взяты из правил маркировки файлов в разделе 3.10 тех же рекомендаций.
Что делать дальше
Когда предметы отсканированы, заполните таблицу описания и разложите копии по правилу 3-2-1. Затем сделайте инвентаризацию семейного архива, чтобы отметить, что уже оцифровано и где лежит оригинал.
Надпись на обороте фото, штамп ателье, адрес на конверте или название учреждения в письме — зацепка для архивного поиска. Перепишите надпись дословно и запишите, на каком файле она видна. В запрос в архив приложите рабочую копию в JPEG или PDF, укажите имена людей, место и годы. Как составить такое письмо, рассказано в инструкции по первому запросу в архив. Если архив пришлёт копии с шифром, разобраться в номерах поможет материал о чтении архивной ссылки.
Разобрать сканы семейного архива
Частые ошибки
- Сканировать фото без оборота. Подпись, дата и штамп ателье часто стоят на обороте. Архивная методика требует сканировать обороты с надписями, а конверт — с обеих сторон и с открытым клапаном.
- Хранить единственную копию в сжатом JPEG. Рекомендации ВНИИДАД допускают JPEG для мастер-копии только в режиме без потерь, а снимки и листы меньше А4 велят хранить в TIFF без сжатия.
- Прижимать скрученное фото стеклом или пропускать листы через автоподатчик. Библиотека Конгресса относит скрученные, надломленные и треснувшие снимки к предметам, которые могут не сканировать до решения реставратора.
- Держать архив на одном диске или только в одном облаке. Национальный архив США советует правило 3-2-1: три копии, два вида носителей, одна копия в другом месте. Носители переписывают раз в пять лет.
Когда нужна помощь
Помощь нужна, если снимки скручены, треснули или отходят от подложки, бумага ломается на сгибах, в архиве есть стеклянные негативы или плёнка. Такие предметы архивы сканируют на особом оборудовании, а иногда сначала отдают реставратору.
Как проверить вывод
Сверить с оригиналом
Откройте файл при увеличении 200% и сравните с оригиналом: читаются ли мелкие надписи, видны ли края листа, печати и штампы. Так рекомендации ВНИИДАД советуют проверять сканы фотодокументов.
Проверить свойства файла
Посмотрите разрешение, глубину цвета и сжатие. У TIFF без сжатия в свойствах указано Compression: 1 — такой способ проверки даёт методика ВНИИДАД.
Проверить все копии
Откройте по нескольку файлов из каждой копии архива. Библиотека Конгресса советует делать это не реже раза в год. Повреждённый файл восстановите из второй копии, как советует ВНИИДАД.